きっかけは、札幌市内の建設会社様（従業員数名）からいただいた
「AIでできることを増やしたいので、教えてほしい」というAI講習のご依頼でした。
講習会のあと、いろいろとお話を伺うと、営業事務の方が退職されたとのこと。
現在は後任を募集中で、次の方が来るまでに体制を整えておきたい というお考えでした。
そこからまずは事務代行としてデータの整理に入りました。
作業を進めながら社長や社員の方と話していると、 日々の業務や既存ソフトの中で
「こうしたい！」「ここが不便！」という声が自然と出てきます。
データを拝見すると、約1,200件の顧客情報がExcelにきちんと蓄積されていました。
データ自体はとてもよく整理されていたのですが、 Excelを外出先から見ることができないのが悩みでした。
現場やお客様先で会話をしているとき、 過去の工事履歴や保証期限をさっと確認できたら、 もっとスムーズにご提案ができるのに──。そんな声を伺い、スマホからも閲覧できる顧客管理アプリとして 整理する方向を提案し、開発をスタートしました。
現場で見えてきた課題
具体的には、こんな声がありました。
- 外出先（現場やお客様宅）でスマホから顧客情報を確認したい
- お客様との会話中に、過去の工事内容や保証期限をすぐ出したい
- 工事の保証期限を一覧で把握して、こちらから提案営業につなげたい
- 見積書の作成に時間がかかり、担当者によってばらつきがある
データはある。整理もされている。 でも、使いたい場所で使えない。 これは多くの中小企業に共通する課題ではないでしょうか。
やったこと ── AIを活用した業務アプリの開発と導入
最新のAI技術を活用しながら、以下の機能を備えたWebアプリケーションを構築しました。
顧客管理機能
- 顧客情報の検索（名前・住所・電話番号で即座に検索）
- 工事履歴の一覧表示
- 対応記録の登録・管理 保証期限アラート機能
見積作成機能
- 社内用（原価）と顧客提出用の切り替え表示
- 原価テンプレートによる見積品質の標準化
- 受注したらワンタッチで工事履歴に自動登録
- Excel形式での出力（既存の社内フォーマットに対応）
その他の整備
- スマホ対応（現場から閲覧可能）
- パスワード認証 情報管理規程の作成・提案
- 操作マニュアルの作成
- 既存Excelデータの移行（約1,200件の顧客データ＋1,400件超の工事履歴）
期間と進め方
AI講習 → 事務代行でのデータ整理 → 課題の発見・提案 → 開発スタート。
提案から約2ヶ月で本番運用を開始しました。
週1回の事務代行を含めた定期訪問に伺いながら、以下のようなサイクルで進めています。
- 訪問してヒアリング・現場の課題を確認
- AIを活用してプロトタイプを作成
- 次の訪問でデモ＆フィードバック収集
- 修正・機能追加
- 情報管理規定作成
最近注目されている「FDE（Forward Deployed Engineer）」という考え方があります。
顧客の現場に入り込み、課題定義から実装・定着までを一気通貫で行うスタイルです。
振り返ると、今回のプロジェクトはまさにこのアプローチそのものでした。
事務目線で業務の流れを把握しつつ、DXアドバイザーとしてセキュリティや社内の情報管理規定を作成して運用上の注意事項をお伝えする。
この仕組みを採用して運用できるのは、少数精鋭、まさに中小企業だから取り組めることだと思います。
業種を問わず、中小企業のバックオフィスには共通する課題があります。 大がかりなシステムを導入しなくても、
今あるデータとAIを組み合わせれば、現場で使える仕組みは作れます。
まずはお気軽にご相談ください。
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